LÉGENDE URBAINE
Il
y a une légende urbaine comme quoi les réunions commencent
toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant
s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle »,
« je finissais mon café », …
Et
donc, partant du principe général que toute réunion commence
en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à
la réunion. Certains appellent ça une prophétie auto-réalisatrice.
Prenons
un autre contexte, si des personnes vont au cinéma, comme il y a de
grandes chances que le film commence à l’heure – du moins
elles partent de ce principe là – elles vont arriver à l’heure.
Parfois pas ..
Prenons
un autre contexte encore : un couple a prévu de partir depuis 2 ans aux Seychelles
pendant 4 semaines pour des vacances. L’avion est à 5h30 du matin.
J’aurai tendance à dire qu’il vont arriver à l’heure à
l’aéroport, pas vous ?
C’est possible d’arriver à l’heure !
Que celui qui n’a jamais vécu cela me jette le premier compte rendu !
Voyons un exemple.
Un chef de projet arrive chez un nouveau client pour lancer le
projet et c’est la réunion de lancement.
Il
est 14h, certaines personnes sont là, d’autres non, notamment le « grand
chef ». Le chef de projet ou l’animateur de la réunion attend les
retardataires ménageant les personnes présentes et scrutant le couloir pour
guetter les fautifs. Certaines personnes à l’heure voyant que ce n’est pas
prêt, laissent leurs affaires pour dire qu’ils sont là, puis ressortent
chercher un café, passer un coup de fil, fumer une cigarette … et quand les
retardataires arrivent finalement, s’exclamant presque « ah ben
tout va bien, la réunion n’a pas encore commencé » .. on attend
désormais ceux qui étaient à l’heure ..
Si
le chef de projet ne fait rien rapidement, que va-t-il se passer aux
prochaines réunions hebdomadaires ? les retardataires habituels seront
à nouveau en retard et les bons élèves ponctuels de la première réunion,
sachant de toute façon que ça va commencer en retard vont commencer à arriver
en retard également ..
Comment y remédier ?
Transmettez les bonnes pratiques de gré ou .. un peu moins de gré ..
Il
y a un rôle d’éducation à avoir auprès des collègues, des
clients, des fournisseurs, des intervenants sur un projet, et même de son chef
si besoin !
Première réunion :
les personnes sont en retard mais vous commencez quand même votre réunion à
l’heure. C’est un moyen indirect de leur dire qu’ils sont en
retard quand ils finissent par arriver. Ils vont peut-être demander
à recommencer la réunion (oui ça s’est déjà vu).
S’agissant
de la première réunion, vous faites un effort pour faire un résumé de ce qui a
été dit mais vous leur faites comprendre subtilement que ce n’est pas un modèle
d’efficacité. L’ambiance peut-être un peu embarrassante pendant
un moment, c’est normal, à vous de relancer la suite avec enthousiasme et de
manière professionnelle.
Si
on vous fait la remarque : « Oh, 15 minutes de retard c’est rien »
n’hésitez
pas à lui demander avec le sourire ce qu’il en penserait si
vous livriez votre projet avec un peu de retard également .. S’il vous répond
que vous n’êtes de toute façon qu’un prestataire, vous savez à quoi
vous en tenir avant même d’avoir lancé le projet :-).
Réunions suivantes :
vous commencez bien évidemment à l’heure. Soit la situation se
régule d’elle-même, une personne n’aimant pas être prise en faute à plusieurs
reprises, elle va finir par arriver à l’heure. Soit cela demande un peu
plus de temps et vous devenez de plus en plus ferme. Vous pouvez
éventuellement rappeler les décisions prises mais vous ne
revenez plus dessus. Au 15e retard, vous pouvez renvoyer directement au compte
rendu :-).
Préparez-vous
à quelques tensions toutefois, c’est le changement d’habitude
aussi qui veut ça. Et bien sûr, pour que ça marche, il faut que vous
soyez irréprochable .. A mesurer toujours en fonction du contexte
également. Il ne s’agit pas de se froisser avec les gens, il s’agit simplement
de leur faire comprendre que c’est une perte de temps pour
tout le monde quand quelqu’un est en retard et qu’on doit « rembobiner »
la réunion.
Et
s’il y a un « grand chef » ? me demande-t-on souvent, raison de plus
! Même avec les grands chefs, commencez à l’heure de manière
polie, on peut toujours dire qu’on pensait qu’ils avaient un empêchement. La
prochaine fois, ils arriveront à l’heure car arriver en retard devant ses
équipes n’est pas le meilleur exemple .. Et puis après tout, comment
pourrait-on vous reprocher d’être à l’heure ?
Une réunion se finit .. à l’heure !
Une
réunion se commence à l’heure et se finit à l’heure. Tout le monde a un
emploi du temps à gérer, si toutes les réunions se finissaient en retard,
ça deviendrait compliqué, vous ne croyez pas ?
Si
c’est vous qui pilotez la réunion, soyez le maître du temps !
On ne peut pas demander aux personnes de commencer à l’heure et finir en retard
… car ces personnes vont ensuite arriver en retard à d’autres réunions (pour
les professionnels de la réunion, il n’y a pas de temps mort ! ). Il faut donc être cohérent et cadrer le
déroulé de la réunion.
N’hésitez
pas à dire le temps qu’il reste et les sujets restants à traiter. Cadrez le
débat et finissez à l’heure quitte à laisser un sujet de côté, vous aurez pris
soin de traiter les plus importants en premier. Vous ajusterez
le temps de réunion la prochaine fois ou dirigerez /
préparerez différemment la réunion (demander aux participants de lire
un document avant et de noter leurs questions par exemple).
Vous
pouvez aussi demander à tout le monde en début de réunion quelles sont
les contraintes de chacun pour la fin de réunion. Vous saurez ainsi
s’il vous est possible de prolonger de 10 minutes ou si un participant doit
partir en avance (et qu’il n’osait pas le dire). Auquel cas, vous allez
peut-être réorganiser l’ordre du jour, reprioriser les sujets qui
le concernent et lui permettre de se détendre. Il ne va ainsi pas
se mettre à transpirer à grosses gouttes en voyant l’heure avancer en se
demandant quand son sujet sera traité ..
Et si vous êtes participant seulement ?
Soyez toujours à l’heure ! on ne vous reprochera jamais d’être à
l’heure à une réunion ! occupez-vous en attendant si
ça démarre en retard. Et si en cours de réunion vous sentez que ça va déborder,
prévenez que vous avez une contrainte ensuite et qu’il vous faudra partir
à l’heure planifiée de fin de réunion. L’animateur est ainsi prévenu.
Si
votre chef vous impose de rester, ce sera sa décision et sa
responsabilité si vous êtes en retard à la prochaine réunion ou si
vous repoussez le traitement d’un dossier .
Tâchez d’éduquer les participants : vous étiez là à l’heure (surtout si la réunion
a commencé en retard), parce que vous êtes parti à l’heure, de la réunion
précédente. Vous demandez à faire de même tout simplement pour être à l’heure à
la suivante, ce n’est que du bon sens après tout.
Rester ferme et prévenir de ses retards !
Oui,
je sais ça peut paraître très rigide comme manière de faire.
Mais plus vite les règles sont définies, mieux c’est pour tout le monde.
Surtout que ça peut prendre un peu de temps. Il est toujours plus facile de
s’assouplir lorsqu’on était ferme, que de devenir ferme quand on était trop
souple (je parle toujours de gestion de projet …). Et c’est également
faire respecter votre temps et celui des autres.
Bien
sûr, des retards, cela arrive à tout le monde et c’est totalement
excusable .. si on prévient. Appelez quelqu’un qui se chargera de prévenir
les participants de votre retard si vous êtes l’animateur (voire de prendre en
charge le début de la réunion) ou prévenez l’animateur si vous êtes un
participant. Mais prévenez AVANT la début de la réunion … !
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